Ajudas de custos: valores, IRS e como funcionam

As ajudas de custo correspondem a uma compensação atribuída ao trabalhador quando este suporta despesas relacionadas com deslocações profissionais.

O objetivo não é remunerar o trabalho prestado, mas sim reembolsar ou compensar gastos efetuados em contexto profissional.

As despesas mais comuns abrangidas incluem:

• Alimentação;
• Alojamento;
• Transporte;
• Deslocações em viatura própria.

O valor das ajudas de custo depende da despesa.

As ajudas de custo são normalmente atribuídas a trabalhadores que necessitam de se deslocar em serviço para locais diferentes do seu local habitual de trabalho.

Podem ser pagas a:

• Trabalhadores por conta de outrem;
• Funcionários públicos;
• Membros de órgãos sociais;
• Gerentes e administradores.

A atribuição destas compensações depende das políticas internas da empresa ou das regras aplicáveis à entidade empregadora.

Os limites de isenção das ajudas de custo são definidos com base nos valores aplicáveis à Administração Pública e servem de referência para o setor privado.

Os valores variam consoante:

• O tipo de trabalhador;
• A duração da deslocação;
• O destino da deslocação (Portugal ou estrangeiro).

Importa referir que estes limites dizem respeito apenas à parte isenta de tributação. Quando a entidade empregadora paga ajudas de custo acima dos valores definidos para a Administração Pública, o montante excedente passa a estar sujeito a IRS e a contribuições para a Segurança Social, sendo tratado como rendimento do trabalho dependente.

Por esse motivo, é essencial conhecer os limites em vigor para garantir o correto enquadramento fiscal destas compensações.

Para trabalhadores em funções públicas, existe um valor diário de referência para compensar despesas de deslocação.

Em 2025 e 2026, o valor diário das ajudas de custo isento de tributação para trabalhadores em funções públicas é de 65,89 euros nas deslocações em território nacional

Quando a deslocação ocorre fora de Portugal, os valores são geralmente mais elevados devido aos custos acrescidos associados à estadia e alimentação.

Em 2025 e 2026, o valor diário das ajudas de custo isento de tributação para trabalhadores em funções públicas é de 156,36 euros nas deslocações ao estrangeiro.

Os montantes podem variar consoante o país de destino.

Nota: Os valores das ajudas de custo podem ser atualizados pelo Governo. Por isso, é importante confirmar os montantes em vigor antes de efetuar qualquer cálculo.

Regra geral, as ajudas de custo estão isentas de IRS até aos limites legalmente definidos.

No entanto, quando a empresa paga valores superiores aos limites de isenção, a parte excedente é considerada rendimento do trabalho dependente e fica sujeita a tributação em IRS.

Exemplo:

Imagine que o limite de isenção aplicável é de 65 euros por dia e a empresa paga 80 euros.

Neste caso, 65 euros permanecem isentos e 15 euros ficam sujeitos a IRS.

Tal como acontece com o IRS, as ajudas de custo não estão sujeitas a contribuições para a Segurança Social até aos limites legalmente estabelecidos.

Se os valores pagos ultrapassarem esses limites, o excedente pode ser considerado remuneração e ficar sujeito a contribuições.

O cálculo das ajudas de custo depende de vários fatores:

1. Destino da deslocação;
2. Duração da deslocação;
3. Tipo de trabalhador;
4. Meio de transporte utilizado.

Em muitas situações, o valor atribuído é proporcional ao tempo efetivamente passado em deslocação.

Por exemplo, uma deslocação de apenas algumas horas poderá dar direito a uma percentagem da ajuda de custo diária.

Quando o trabalhador utiliza a sua própria viatura para fins profissionais, pode ter direito a uma compensação por quilómetro percorrido.

Este valor destina-se a compensar despesas relacionadas com combustível, desgaste do veículo e manutenção.

A compensação por quilómetro possui também limites de isenção fiscal definidos por lei.

Depende da política adotada pela entidade empregadora.

Existem duas situações frequentes:

Reembolso de despesas: o trabalhador apresenta os comprovativos das despesas realizadas e recebe o respetivo reembolso.

Pagamento de ajuda de custo: é atribuído um valor fixo ou diário para compensar as despesas, sem necessidade de apresentar cada recibo individual.

As ajudas de custo são uma forma de compensar despesas suportadas pelos trabalhadores em deslocações profissionais. Quando respeitam os limites legalmente definidos, beneficiam de isenção de IRS e de Segurança Social, tornando-se uma solução vantajosa tanto para trabalhadores como para empregadores.

Antes de aceitar ou atribuir ajudas de custo, é importante confirmar os valores em vigor e compreender as respetivas implicações fiscais.

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